Artiklid

10 nõuannet, kuidas projekti tähtajast ja eelarvest kinni pidada

10 nõuannet, kuidas projekti tähtajast ja eelarvest kinni pidada

Eelarve paisumine ja tarnetähtaegadest kinnipidamine on tööstussektoris pidev probleem. Ainult 30% energiatööstuse projektidest viidakse ellu eelarve piires ning ainult 15% projektidest lõpetatakse tähtaegselt. Projekti tähtaeg lükkub edasi, kuna ilmnevad probleemid valest eelarvestamisest, inimeste pimeusaldusest või majanduslike muutuste kontrollimatusest.

1. Küsi rohkem aega, kui vajad

Teadmine, et projektidega läheb enamasti kauem, kui arvatakse, on üldine. Piiratud vahendid, klient muudab nõudmisi, projekti maht muutub… Projekti tähtaeg läheneb kiirelt ning tihti tuleb see oleks mul üks päev veel-hetk. Hinda juba eelnevalt projektile kuluvat aega, lisa sellele veel paar päeva ja kinnita see ajapuhvriga projekti tähtaeg kliendiga.

2. Määra projekti-sisene tähtaeg

Puhveraeg puudutab ka projekti-siseseid tähtaegu. Arvesta ise mõttes kliendile lubatud tähtajast oluliselt varasemaga ning määra töötajatele ja partneritele enda kriitilisest varasem projekti tähtaeg. See jätab puhveraja takistuste kõrvaldamiseks ja vigade paranduseks.

3. Mõista prioriteete

Projekti planeerimise etapis on oluline koos kliendiga identifitseerida edu mõõtmise võtmenäitajad (KPI), mida projekti vältel sihiks hoida. Head võtmenäitajad on otseselt seotud projekti peamiste eesmärkidega. Need hoiavad õigel joonel, aitavad tegeleda kõige olulisemaga ja langetada otsuseid.

4. Julge otsustada

Tihtipeale tekitab ajakulu õige inimese jah-sõna ootamine ja hinnapakkumiste kinnituste saamine. Eelarveridadel numbrite edasi-tagasi liigutamine võib võtta kauem kui tootmine ise.

Et otsustusprotsessi lihtsustada ja kiirendada, on Fractory loonud platvormi, mis võimaldab mõne hetkega saada laserlõikusele automaatne hinnapakkumine.

5. Hammusta väike tükk korraga

Mida suurem projekt seda rohkem faktoreid ning inimesi, mille omavaheline kombinatsioon tekitab viivitust. Jaota ülesanded väikesteks tükkideks, et kogu komplekt hoomamatu ei tunduks. Soovitame ka guugeldada, kuidas teised sarnased suuremahulised projektid on tehtud – saad ideid ning tuge oma visioonile.

6. Hoia fookust

Paratamatu inimloomus on ülesannete vahel žongleerida, kuid isegi väikesed vaimsed seisakud ülesannete vahel sõelumisest tähendavad ligi 40% produktiivsuse kadu. Võta see aeg, et keskenduda ühele ülesandele korraga, tee see lõpuni, siis alles mine järgmise juurde.

7. Kasuta projektijuhtimise tarkvara

Projekti tulemusi on kõige parem jälgida, koondades ülesanded ühte projektijuhtimise tööriista. Kasuta selleks rakendusi nagu ScoroTrello või kasvõi kõige lihtsamat Exceli tabelit. Midagi, mis aitab ülesandeid paika panna, tulemusi jälgida, eelarves püsida ning tähtaegu meelde tuletada. Kui Sinu ettevõttel on koostatud oma süsteemid projektide juhtimiseks – kasuta neid!

Selle abil püsib kogu meeskond samal lehel, suutes paremini fookust hoida ning olulisele keskenduda. 

8. Delegeeri

Vaata kriitilise pilguga, mis projekti osasid oleks võimalik võtta allhankena majast väljastpoolt. See vabastab tööressursse rutiinsetest tegevustest, pakub uusi võimekusi ja jätab rohkem aega oluliste, tulu toovate tegevuste jaoks. Mida rohkem leiad tegevusi, mida saab väljaspoolt sama kvaliteetselt tellida, suudad oma projekti tähtajast paremini kinni pidada.

9. Pane paika plaan B

Kõike ennetada pole võimalik, üllatused ja tagasilöögid ilmuvad. Mõtle alternatiivide ja varuvariantide peale juba enne alustamist. Omades plaani B, on kriitilistel hetkel stressitase tunduvalt mõistlikum.

10. Küsi nõu

Midagi ei pea üksi tegema, arvatavasti on keegi varem sarnast projekti juba ellu viinud. Uuri, keda nad partneriteks valisid, kuidas ülesanded lahendasid, jne. Uut projekti juhtides on piiratud andmemaht, mida üks inimene suudad õppida. Julge küsida – Millelega peaks veel arvestama? Mis võib valesti minna? Nende nõuanded võivad säästa aega ja raha.

Kuigi projekti tähtajast ja eelarvest üleminemine on tööstusprojektidele väga omane, ei pea see tingimata nii olema. Arvesta puhverajaga, prioritiseeri, julge otsustada, kasuta abivahendeid ja -teadmisi, delgereeri ja hoia alati tagataskus varuks ka plaan B.

Automaatne veebilahendus laserlõikuse korraldamiseks üle Euroopa Liidu. Hind sekunditega. Kiire tellimuse vormistamine. Kohene ligipääs. Krediitkaarti pole vaja.
Alusta tootmist